1. Informacje ogólne
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe osób korzystających z serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://brewas.softcode-ai.pl/ oraz osób, które kontaktują się z BREWAS za pośrednictwem formularzy, poczty elektronicznej, telefonu lub przesyłają zgłoszenie rekrutacyjne.
Polityka obejmuje publiczną część serwisu BREWAS. Panel pracowniczy lub inne wydzielone aplikacje mogą posiadać dodatkowe informacje dotyczące przetwarzania danych, odpowiednie do funkcji tych systemów.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest „BREWAS” Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Zagórska 59, 42-680 Tarnowskie Góry, KRS: 0000384102, NIP: 6452524414, REGON: 241939986.
W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się przez oficjalny kanał kontaktowy BREWAS wskazany w serwisie. Jeżeli BREWAS wyznaczy inspektora ochrony danych, jego dane kontaktowe zostaną opublikowane w tej polityce.
3. Jakie dane mogą być przetwarzane
3.1. Dane przekazane w związku z kontaktem biznesowym
- imię i nazwisko, nazwa firmy lub organizacji, stanowisko lub funkcja,
- adres e-mail, numer telefonu i treść wiadomości,
- informacje dotyczące planowanej współpracy, realizacji lub zapytania,
- załączniki dobrowolnie przesłane przez użytkownika oraz historia korespondencji.
3.2. Dane przekazane w procesie rekrutacyjnym
BREWAS nie oczekuje przekazywania danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, pochodzeniu rasowym lub etnicznym, przekonaniach religijnych, poglądach politycznych, przynależności związkowej lub życiu seksualnym, chyba że ich przetwarzanie jest wyraźnie dopuszczone przez prawo i rzeczywiście niezbędne w danej sytuacji.
Kandydat nie powinien zamieszczać w dokumentach rekrutacyjnych informacji, które nie są potrzebne do przeprowadzenia rekrutacji.
- imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, miejscowość zamieszkania lub pobytu,
- informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych, doświadczeniu, specjalizacji i umiejętnościach,
- znajomość języków, informacje o prawie jazdy, uprawnieniach, gotowości do wyjazdów i dostępności,
- informacje zawarte w CV, liście motywacyjnym, certyfikatach lub innych dokumentach przekazanych dobrowolnie,
- informacje dotyczące udziału w konkretnej rekrutacji, historia kontaktu, zgody udzielone przez kandydata i informacje o ich wycofaniu.
3.3. Dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu
- adres IP, data i czas połączenia, typ urządzenia, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny,
- informacje o żądanym zasobie, adres strony odsyłającej i identyfikatory techniczne,
- informacje zapisywane w logach serwera oraz dane niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
4.1. Obsługa zapytań i kontakt biznesowy
Dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomość, prowadzenia korespondencji, przedstawienia informacji o możliwej współpracy, ustalenia zakresu potencjalnej realizacji, przygotowania lub podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz utrzymywania relacji biznesowych.
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu komunikacji, obsłudze zapytań i rozwijaniu relacji biznesowych,
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązków wynikających z przepisów prawa, jeżeli znajdą zastosowanie.
4.2. Rekrutacja do konkretnego procesu
Dane kandydatów są przetwarzane w celu przeprowadzenia rekrutacji, oceny kwalifikacji, kontaktu z kandydatem oraz podjęcia decyzji dotyczącej zatrudnienia lub współpracy.
Samo przesłanie dokumentów zawierających dane wykraczające poza zakres wymagany przepisami jest traktowane jako dobrowolne działanie kandydata. Jeżeli formularz zawiera osobny checkbox zgody na przetwarzanie danych dodatkowych, treść zgody jest odrębna od informacji o zapoznaniu się z polityką prywatności.
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań przed zawarciem umowy, w szczególności przy współpracy innej niż umowa o pracę,
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa pracy — w zakresie danych, których pracodawca może wymagać od kandydata,
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO — w zakresie danych dodatkowych dobrowolnie przekazanych przez kandydata,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami oraz zapewnienie bezpieczeństwa procesu rekrutacyjnego.
4.3. Przyszłe rekrutacje
Dane mogą być zachowane na potrzeby przyszłych rekrutacji wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody kandydata. Brak takiej zgody nie wpływa na udział w aktualnie prowadzonej rekrutacji.
Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
4.4. Ochrona praw i rozpatrywanie roszczeń
Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia roszczeń, dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami oraz dokumentowania przebiegu kontaktu, rekrutacji lub współpracy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4.5. Zapewnienie działania i bezpieczeństwa serwisu
Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu udostępnienia serwisu, utrzymania sesji i podstawowych funkcji, diagnozowania błędów, zapobiegania nadużyciom, wykrywania prób nieuprawnionego dostępu, ochrony infrastruktury i danych oraz prowadzenia logów technicznych. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4.6. Analityka lub marketing
Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone narzędzia analityczne, reklamowe, remarketingowe lub śledzące, dane będą przetwarzane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika, chyba że konkretne rozwiązanie będzie prawnie kwalifikowane jako niezbędne do działania usługi.
Przed uruchomieniem takich narzędzi BREWAS zaktualizuje niniejszą politykę, baner zgód oraz tabelę plików cookies.
5. Dobrowolność podania danych
Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale bez podania danych oznaczonych jako wymagane udzielenie odpowiedzi może być niemożliwe.
- w procesie rekrutacyjnym podanie danych wymaganych przepisami lub niezbędnych do oceny kandydatury jest konieczne do udziału w danym procesie,
- podanie danych dodatkowych jest dobrowolne,
- brak zgody na przyszłe rekrutacje nie wpływa na aktualną rekrutację.
6. Źródło danych
Co do zasady dane są pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą. Dane mogą również pochodzić z osoby polecającej kandydata, z publicznie dostępnych źródeł zawodowych lub od partnera biznesowego, gdy osoba występuje jako jego przedstawiciel lub osoba kontaktowa.
Jeżeli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, BREWAS spełni obowiązek informacyjny zgodnie z art. 14 RODO, o ile nie zachodzi prawnie przewidziany wyjątek.
7. Odbiorcy danych
Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym upoważnionym pracownikom i współpracownikom BREWAS, dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, narzędzi IT, cyberbezpieczeństwa, kopii zapasowych, serwisu, obsługi formularzy, rekrutacji lub komunikacji, a także kancelariom prawnym, doradcom, podmiotom księgowym, audytowym, operatorom pocztowym i kurierskim oraz organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.
Każdy podmiot przetwarzający dane na zlecenie BREWAS powinien działać na podstawie odpowiedniej umowy i wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi poleceniami administratora.
8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
BREWAS powinien w pierwszej kolejności korzystać z usług, w których dane są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Jeżeli dostawca usług przetwarza dane poza EOG, przekazanie może następować wyłącznie na podstawie zgodnego z prawem mechanizmu, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innego mechanizmu dopuszczonego przez RODO oraz po ocenie ryzyka i zastosowaniu odpowiednich środków ochronnych.
9. Okres przechowywania danych
9.1. Kontakt biznesowy
Dane związane z zapytaniem będą przechowywane przez okres niezbędny do obsługi sprawy i prowadzenia korespondencji, następnie przez okres potrzebny do wykazania przebiegu kontaktu oraz obrony przed roszczeniami, a w przypadku zawarcia umowy — zgodnie z okresami przechowywania dokumentacji umownej, księgowej i podatkowej.
9.2. Rekrutacja bieżąca
Dane kandydata będą przechowywane do zakończenia rekrutacji, a następnie przez okres niezbędny do ochrony przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacyjnym. Dane nie będą przechowywane bezterminowo.
9.3. Przyszłe rekrutacje
W przypadku wyrażenia odrębnej zgody dane mogą być przechowywane na potrzeby przyszłych rekrutacji przez okres wskazany przy udzielaniu zgody, nie dłużej niż 24 miesiące, chyba że kandydat wcześniej wycofa zgodę.
9.4. Logi techniczne i zgody
Logi serwera będą przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, analizy błędów i ochrony przed nadużyciami. Informacje o udzieleniu lub wycofaniu zgody mogą być przechowywane przez okres potrzebny do wykazania zgodności z prawem przetwarzania i obrony przed roszczeniami.
10. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje — w granicach przewidzianych prawem — prawo do:
- uzyskania informacji o przetwarzaniu danych, dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia danych niekompletnych,
- usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- wycofania zgody w dowolnym momencie,
- niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, która wywołuje skutki prawne lub podobnie istotnie wpływa na osobę,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Realizacja praw
Żądanie można przesłać na adres administratora lub przez wskazany kanał kontaktowy. Przed realizacją żądania administrator może podjąć uzasadnione działania w celu potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.
11. Skarga do organu nadzorczego
Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.
Aktualne dane kontaktowe organu są dostępne w jego oficjalnym serwisie.
12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Na obecnym etapie BREWAS nie podejmuje wobec użytkowników lub kandydatów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
Jeżeli narzędzia sztucznej inteligencji będą wykorzystywane do pomocniczego porządkowania CV, ekstrakcji danych, przygotowania streszczeń lub sugerowania tagów, wynik będzie podlegał ocenie człowieka. AI nie może samodzielnie odrzucić ani zatrudnić kandydata, a polityka zostanie uzupełniona o dostawcę, zakres danych, miejsce przetwarzania i środki ochrony.
13. Pliki cookies i podobne technologie
13.1. Czym są pliki cookies
Cookies to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika lub odczytywane z niego podczas korzystania z serwisu.
13.2. Cookies niezbędne
Serwis może wykorzystywać cookies lub podobne technologie niezbędne do prawidłowego wyświetlania strony, utrzymania bezpieczeństwa, zapamiętania ustawień prywatności, obsługi formularzy, ochrony przed spamem i nadużyciami oraz zachowania technicznej ciągłości działania.
13.3. Cookies analityczne i marketingowe
Cookies analityczne, reklamowe, społecznościowe lub służące profilowaniu mogą być uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika. Odmowa zgody nie może utrudniać korzystania z podstawowych funkcji strony.
Użytkownik powinien mieć możliwość zaakceptowania wszystkich opcjonalnych cookies, odrzucenia ich, wyboru poszczególnych kategorii oraz późniejszej zmiany decyzji.
13.4. Ustawienia przeglądarki
Użytkownik może usuwać lub blokować cookies w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie cookies niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie niektórych funkcji.
14. Usługi zewnętrzne i osadzone treści
Jeżeli serwis korzysta z map, filmów, zewnętrznych fontów, narzędzi antyspamowych, widgetów społecznościowych, narzędzi analitycznych lub zewnętrznych systemów formularzy, BREWAS sprawdza, czy powodują one połączenie z serwerem dostawcy, odczyt lub zapis cookies albo transfer danych.
Usługi opcjonalne powinny być blokowane do czasu uzyskania zgody, gdy wymaga tego prawo. Preferowane są rozwiązania ograniczające automatyczne ładowanie zewnętrznych dostawców, w szczególności lokalnie hostowane fonty, statyczne obrazy map i brak marketingowych skryptów przed zgodą.
15. Bezpieczeństwo danych
BREWAS stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności szyfrowanie transmisji TLS, kontrolę dostępu, zasadę najmniejszych uprawnień, aktualizacje oprogramowania, kopie zapasowe, rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa, ochronę formularzy przed automatycznymi nadużyciami, ograniczenia dotyczące załączników, okresowe przeglądy uprawnień, procedury reagowania na incydenty oraz usuwanie danych po zakończeniu retencji.
Żaden sposób transmisji lub przechowywania danych nie daje absolutnej gwarancji bezpieczeństwa, jednak administrator stale dostosowuje zabezpieczenia do charakteru przetwarzania i aktualnych zagrożeń.
16. Dane dzieci
Serwis i procesy rekrutacyjne BREWAS nie są kierowane do dzieci. Jeżeli w konkretnej rekrutacji dopuszczony jest udział osoby niepełnoletniej, przetwarzanie jej danych musi odbywać się zgodnie z przepisami prawa pracy i innymi właściwymi regulacjami oraz po zastosowaniu odpowiednich procedur.
17. Linki do innych serwisów
Serwis może zawierać linki do zewnętrznych stron lub aplikacji. BREWAS nie odpowiada za zasady prywatności obowiązujące w serwisach prowadzonych przez inne podmioty.
Przed przekazaniem danych użytkownik powinien zapoznać się z polityką prywatności danego podmiotu.
18. Zmiany Polityki prywatności
Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany funkcji serwisu, wdrożenia nowych formularzy, uruchomienia analityki, marketingu lub usług zewnętrznych, zmiany dostawców, zmiany sposobu przetwarzania danych, zmiany przepisów lub wytycznych organów nadzorczych.
Aktualna wersja będzie publikowana w serwisie wraz z datą obowiązywania. Istotne zmiany wpływające na prawa użytkowników powinny być komunikowane w odpowiedni sposób.
